Formål: Legge til rette for en innholdsmessig god og effektiv saksbehandling i tråd med UNEs forpliktelser i regelverket.

Innledning
Ansvar i saksbehandlingen
Saksbehandlingen
Saksforberedelse
Vedtaksutforming
Når nemndmøtebehandling er besluttet
Gjennomføring av nendmøtet
Anmodning om omgjøring av UNEs vedtak
Etterbehandling
Utsendelse av vedtak

Innledning

Saksbehandlingen i UNE skjer i henhold til et bredt sett av lover, forskrifter, andre rettskilder og landkunnskap.

I denne sammenheng er det viktig å være oppmerksom på personopplysningsloven m/forskrift. Det understrekes at dette regelverket ikke står i noe motsetningsforhold til det regelverk UNE for øvrig må forholde seg til i saksbehandlingen. Lovens formål er å styrke personvernet.

Personopplysningsloven stiller spesielt krav til behandlingen av sensitive personopplysninger. Lovens § 2 definerer hva som er sensitive personopplysninger: 
• ”rasemessig”, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
• at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
• helseforhold
• seksuelle forhold
• medlemskap i fagforeninger”

Det behandles svært mange sensitive personopplysninger i UNE.

Lovens § 13 krever sikring av personopplysninger i forhold til:
• Konfidensialitet – hindre uautorisert innsyn i personopplysninger under behandlingen; mao utlevering av opplysninger
• Integritet – hindre utilsiktet endring av personopplysninger
• Tilgjengelighet – personopplysninger skal være tilgjengelig for rettmessige brukere når de har behov for å utføre lovpålagte oppgaver

Loven krever også at det foretas en risikovurdering av saksbehandlingen. Sammen med UNEs rammebetingelser, danner resultatet av risikovurderingen grunnlaget for det sikkerhetsnivå UNE har valgt å legge seg på når det gjelder behandling av personopplysninger. Disse retningslinjene er utformet i tråd med dette.

Ved gjennomføring av saksbehandlingen, er det viktig å være oppmerksom på at behandlingen av alle sensitive personopplysninger må skje i tråd med de krav som stilles til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Det innebærer for eksempel at alle saksopplysninger må håndteres på en slik måte at uvedkommende ikke får tilgang til dem. Kopier av dokumenter må ikke flyte rundt, vedtak må sendes til riktig adresse, sakene må ryddes før de sendes arkivet, e-post må ikke sendes på usikret linje, hva man oppgir av personopplysninger på telefon må være avklart osv., jf. bl.a. IR 20-22.-01 om ”utlevering av personopplysninger mm”.

Dersom retningslinjene ikke følges, vil det innebære en risiko for klagerens personvern. Får uvedkommende innsyn i opplysninger, kan det medføre alvorlige konsekvenser for klageren selv. Dokumenter kan bli stjålet eller på annen måte komme uvedkommende i hende – for eksempel politiske motstandere eller myndigheter i klagerens hjemland. Opplysninger kan bli endret slik at saken ikke lenger er komplett eller fremstår i et annet lys. Utfallet av klagebehandlingen kan i så fall bli uriktig. I verste fall kan det bety at en person som har krav på beskyttelse eller tillatelse på annet grunnlag ikke får det.

2. Ansvar i saksbehandlingen

”Vedtak” i det følgende omfatter også beslutninger om at UNEs tidligere vedtak ikke skal gjøres om.

Nemndlederne:

- har vedtaksmyndigheten i sakene, enten alene, eller sammen med nemndmedlemmer i et nemndmøte, med mindre det generelt (i interne retningslinjer), eller spesielt (fra nemndleder i den enkelte sak), er delegert vedtaksmyndighet til sekretariatet.
- beslutter avgjørelsesform der ikke noe annet fremgår av IR 10-11-05 ”Delegering av vedtakskompetanse til sekretariatet”. 
- har ansvar for saksbehandlingen i, og gjennomføring av, nemndmøte
- beslutter hvem (andre) som skal delta i nemndmøte
- har ansvar for at tilstrekkelig partsinnsyn er ivaretatt

Sekretariatet har hovedansvaret for saksforberedelsen, uavhengig av avgjørelsesform:

Seksjonssjef har:

- vedtaksmyndighet i de sakene sekretariatet har fått delegert slikt ansvar, jf. IR -10-11-05 om delegering av vedtakskompetanse til sekretariatet
- hovedansvar for at saksforberedelsen, herunder kvalitetssikringen, i sekretariatet skjer i tråd med regelverket
- ansvar for å fordele sakene til saksbehandleren

Saksbehandler har ansvar for:

-  saksforberedelsen og at denne skjer i tråd med regelverket
-  å bidra til at tilstrekkelig partsinnsyn er ivaretatt
-  å klargjøre sakene for utsendelse etter at saken er ferdigbehandlet

Serviceseksjonen har ansvar for:
- å registrere innkomne saker og dokumenter
- å beramme og innkalle til nemndmøte
- å sende ut landnotater til nemndmedlemmene
- registreringer og utsendelse av sakene på forsvarlig måte
- å registrere og arkivere interne dokumenter etter at saken er sendt ut

Vektertjenesten har ansvar for:

      - kopiering og makulering av dokumenter til nemndmøtene

3. Saksbehandlingen

Når disse retningslinjene legger opp til at noe skal registreres eller angis i DUF, blir ikke de tekniske DUF-rutinene beskrevet i særlig grad.  Det henvises i så måte til aktivitetsstøtten i DUF.

3.1  Dokumentsenteret registrerer i DUF klagesaker som kommer inn til UNE

Det vises til IR-80-81-01 om ”Dokument- og saksflyt mellom Dokumentsenteret og de juridiske seksjonene”.

3.2  Sakene overføres sekretariatet ved den aktuelle seksjon

Sakene overleveres de respektive seksjoner. Seksjonssjef, eller den seksjonssjefen utpeker, fordeler saken og sørger for registrering av saksbehandler i DUF.

Saksbehandler fyller ut advokatens/fullmektigens navn hvis dette ikke allerede er registrert i DUF av Utlendingsdirektoratet (UDI). Saksbehandler kontrollerer om riktig advokat og riktig adresse på advokat er registrert i DUF og korrigerer eventuelt opplysningene i DUF i ”kontroller saksopplysninger”. Dersom klageren senere skifter advokat eller advokaten skifter adresse, har den som er saksansvarlig (saksbehandler eller nemndleder) ansvar for å registrere de endrede opplysningene i DUF.

Den som har saken (saksansvarlig) skal alltid registrere hvor/hvem saken sendes til. Også følgende registreres (ikke uttømmende):

-  Saksbehandler velger avgjørelsesform; sekretariat eller nemndleder
-  Nemndleder registrerer avgjørelsesform nemndleder eller nemndmøte når dette er besluttet, se nedenfor punkt 3.3.1.
-  Nemndleder registrerer resultatet av klagebehandlingen i saker som      ikke avgjøres av sekretariatet.
-  Saksbehandler registrerer resultatet av klagebehandlingen der sekretariatet har vedtaksmyndighet
-  Saksbehandler angir hvem som skal ha kopi av vedtaket
-  Nemndleder registrerer dersom en omgjøringsanmodning gis utsatt iverksetting. Hvis det ikke gis utsatt iverksetting, registreres ikke noe. (For registrering av utsatt iverksetting i forbindelse med rettssak, se IR 10-17-03)

3.3  Registrering av enkelte typetilfeller

3.3.1  Nemndmøtesaker

- Saker der klageren/klagerne i saken/e som skal behandles skal møte personlig for å uttale seg, skal registreres med avgjørelsesformen ”med personlig fremmøte”.

- I saker der bare foreldrene, eller en av foreldrene, i en familie skal møte, skal også medfølgende barn registreres med ” med personlig fremmøte”. (Foreldre anses å kunne opptre på vegne av egne barn, slik at de kan belyse barnets situasjon i møtet).

- I saker der bare den ene av ektefellene skal møte, skal den andre ektefellen registreres som ”uten personlig fremmøte”, forutsatt at nemndmøtet tar stilling til begge ektefellers saker. (En voksen kan ikke opptre på vegne av en annen voksen.)..

- I saker der et medfølgende barn er over 18 år, skal barnet registreres uten personlig fremmøte (med mindre barnet selv er innkalt for å uttale seg i møtet). 

- I saker der klageren ikke selv ikke er innkalt for å uttale seg i møtet, skal dette registreres som ”uten personlig fremmøte”. Dette selv om f eks herboende referanse eller vitner møter.

- I saker der klageren skal møte personlig, men ikke møter og ikke har gyldig forfall, skal registreringen ”med personlig fremmøte” opprettholdes så fremt det besluttes å behandle saken i nemndmøte
 
3.3.2  Endringer av personopplysninger

Det hender at UNE i sitt vedtak legger en annen alder eller identitet for klageren til grunn enn det UDI har gjort (og som således er registrert i DUF). UDI foretar omregistrering i DUF. Det medfører at UNE, gjennom et eget brev, må orientere UDI om de endrede personopplysningene vi gjennom vårt vedtak legger til grunn, og be UDI om å omregistrere i DUF. Nemndleder som er ansvarlig for vedtaket  eller saksbehandler når sekretariatet har vedtaksmyndighet, skriver brevet til UDI.  Brevmalen finnes i DUF både under de aktivitetstrinnene der det skrives utgående korrespondanse og der det skrives vedtak.

3.4  Automatisk melding til klageren om saksbehandlingstid

Etter at en klage eller en omgjøringsanmodning er mottatt i UNE går det, i de fleste saker, en automatisk melding til klageren/fullmektigen som bl.a. angir forventet saksbehandlingstid.  Dersom saken ikke er ferdig behandlet innen det angitte tidspunktet vil det gå en ny automatisk melding til klageren/fullmektigen om at tiden er oversittet, og det vil bli angitt en ny forventet saksbehandlingstid. Samtidig som dette siste varselet sendes ut vil den som har saken i sin innboks motta en melding om at saksbehandlingstiden er overskredet og at det er sendt ut en ny automatisk melding til klageren/fullmektigen.

Dette varselet skal skrives ut av den som har saksansvar i DUF, dateres og undertegnes før det legges i saken som et internt UNE-dokument. Dersom saken ikke er ferdig behandlet innen den andre oppgitte forventede saksbehandlingstiden, skal den som har saksansvaret i DUF, sende brev til klageren/fullmektigen hvor det angis konkret saksbehandlingstid for den aktuelle saken. Det er utarbeidet en brevmal i DUF for dette formålet.

3.5  Anmodning om utsatt iverksetting i klagesak

Dersom det i klagesak er anmodet om omgjøring av UDIs beslutning om ikke å gi klagen utsatt iverksetting skal det så snart som mulig tas stilling til dette spørsmålet (og ikke ventes på realitetsbehandlingen av klagen). Det skal gis skriftlig svar på anmodningen og en eventuell opprettholdelse av UDIs nektelse, skal begrunnes. Det er nemndleder som skriver beslutningen og registrerer denne i DUF.

3.6  Bekreftelse på sak til behandling i UNE

Forespørsler fra klagere eller deres fullmektig om å utstede skriftlig bekreftelse på at klageren har lovlig opphold fordi vedkommende har en sak til behandling i UNE skal normalt ikke gis. Hvis offentlige instanser har behov for informasjon, kan dette gis muntlig direkte til den instans som henvender seg, jf. IR-20-22-01 om utlevering av personopplysninger.

Unntatt fra dette er forespørsler om bekreftelse på lovlig opphold for å inngå ekteskap/partnerskap i Norge. Slike forespørsler skal bekreftes skriftlig av den som har saksansvaret i DUF dersom UNE har en klagesak til behandling her. Bekreftelsen rettes til det aktuelle folkeregister. I den skriftlige bekreftelsen skal det fremgå at en klagers status raskt kan endres, og det skal bes om at vigselsmyndighetene tar kontakt med UNE på vigselstidspunktet for å få avklart om klageren fortsatt har lovlig opphold. Det vises for øvrig til mal innlagt i DUF.

4. Saksforberedelse

4.1  Generelt

Det er sekretariatet som har hovedansvar for forberedelsen av alle saker i UNE. Med saksforberedelse menes det arbeidet som må gjøres i en sak før det kan treffes vedtak i saken. Et vedtak i en sak skal inneholde en del med et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter (sakssammendrag), og en del der saken vurderes konkret opp mot relevante rettsregler og hvor det gis en begrunnelse for hvorfor man er kommet frem til resultatet i saken.

Når en sak skal forberedes, tas det utgangspunkt i en kort gjennomgang av sakens dokumenter, klagen og UDIs vedtak med oversendelsesbrev til UNE. Dersom UDIs vedtak eller redegjørelsen i oversendelsesbrevet synes utilstrekkelig, må sekretariatet vurdere om saken, i stedet for å bli tatt til klagebehandling, bør returneres til UDI for ytterligere klageforberedelse, herunder eventuelt for oversettelse av dokumenter eller verifisering av nye opplysninger, jf. IR -10-11-02 om verifikasjoner.

Dersom det kommer nye opplysninger eller oppstår endrede omstendigheter i tilknytning til saken etter at den er oversendt UNE og tatt til behandling, vil det bare unntaksvis være aktuelt å returnere saken til UDI for en ny førsteinstansvurdering, jf. fvl § 34 annet ledd om klageinstansens kompetanse.

Hvis det innkommer dokumenter på annet språk enn norsk eller engelsk etter at saken er oversendt UNE skal klageren/advokaten bes om å redegjøre for hva slags dokument det er, hva som er hovedinnholdet i dokumentet og hvilken relevans de mener dokumentet har for saken (mal i DUF). Hvis dokumentet etter dette oppfattes som relevant, eller det er tvil om dette, skal UNE sørge for oversettelse av dokumentet.  Dette kan gjøres ved å benytte UDIs oversettertjeneste. UNE betaler for oppdraget.

Dersom det kommer inn originale identitetsdokumenter i en asylsak etter at saken er oversendt UNE skal originaldokumentene sendes Politiets Utlendingsenhet for oppbevaring. Det skal legges kopi av dokumentet (fortrinnsvis fargekopi av alle sider) i saksdokumentene. Oversendelsen til PU skal føres i DUF og det skal angis hvilke dokumenter som oversendes, jf. også pkt 8 i IR 10-11-08 ”Vurdering og registrering av identitet”. Originale identitetsdokumenter som ligger i saksdokumentene ved oversendelse til UNE skal på samme måte sendes Politiet Utlendingsenhet for oppbevaring.

Innhenting og utsendelse av dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger skal ikke sendes på usikret linje på e-post.

Når opplysninger fra en sak ønskes anvendt under saksbehandlingen av en annen sak, kan det være nødvendig å innhente samtykke. Dette vil særlig være aktuelt der det er tale om å bruke personlige opplysninger fra en sak til å belyse en annen, og disse ikke er avgitt i forbindelse med behandlingen av den aktuelle sak, eller direkte gjelder den aktuelle klageren. Det vises til notat av 25.02.2010 på UNEtt under ”Fag/interne notater. Det ligger en mal for slik samtykkeerklæring i DUF.

4.2  Beslutning om avgjørelsesform

4.2.1  Generelt

Saker skal forbredes av sekretariat i tråd med den avgjørelsesformen som sekretariatet antar at saken skal ha. Saker som skal tildeles nemndleder, tildeles normalt ikke nemndleder i DUF før den er ferdig forberedt iht antatt avgjørelsesform.

Dersom sekretariatet er usikkert på avgjørelsesform eller dersom det i forbindelse med forberedelsen av en sak iht antatt avgjørelsesform blir nødvendig med avklaringer, skal saken tildeles nemndleder i DUF. Eksempelvis kan det oppstå tvil om avgjørelsesform, det bør vurderes om sakens tema skal begrenses etter ulf § 16-11, det kan være tvil om behov for verifisering eller ytterligere undersøkelser mv. Saksbehandler avklarer da, enten skriftlig eller muntlig, de aktuelle spørsmålene med nemndlederen og videre saksforberedelse skjer ut fra hva som er besluttet i forbindelse med avklaringen. Har saksbehandler lagt saken opp skriftlig for avklaring av avgjørelsesform uten å anbefale en avgjørelsesform, skal nemndleder skriftlig begrunne sin beslutning om avgjørelsesform.   

Seksjonssjefene bestemmer på hvilken måte sakene blir lagt videre til nemndleder og hvilke saker de mener det er behov for å gjennomgå eller annenhåndsbehandle før de legges videre. Ved denne vurderingen må det sees hen til at saksflyten bør være så rask som mulig.

Når en sak legges til nemndleder uten at spørsmålet om avgjørelsesform på forhånd er drøftet med nemndleder, skal sekretariatet gi en kort skriftlig begrunnelse for sitt forslag til avgjørelsesform. Nemndleder skal gi skriftlig, begrunnet tilbakemelding dersom det besluttes en annen avgjørelsesform enn den foreslåtte. I begge tilfeller skal henvises til det aktuelle punktet i IR-10-11-06 ”Valg av avgjørelsesform i UNE”.

4.2.2  Kontakt med Landinfo under saksforberedelsen

Dersom sekretariatet har behov for bistand/innhenting av landinformasjon fra Landinfo skal saksbehandler først kontakte seksjonens aktuelle landkontakt, som har i oppgave å sile og systematisere henvendelser til Landinfo. Den enkelte saksbehandler vil selv kunne ta kontakt med Landinfo etter å ha sjekket med landkontakten at seksjonen ikke allerede har svar på spørsmålet. Hvis den aktuelle landkontakt er fraværende, fungerer landkontaktene i den enkelte asylseksjon som back up for hverandre. Dersom nemndleder har behov for bistand/innhenting av landinformasjon fra Landinfo, skal dette normalt gå gjennom saksbehandler.

Kontakt mellom UNE og Landinfo når det gjelder forespørsler skal skje skriftlig via e-post, eller eventuelt ved telefonhenvendelse med etterfølgende telefonnotat. Den som har hatt kontakt med Landinfo har ansvar for at utskrift av e-post eller telefonnotat legges som dokument i den aktuelle saken.

UNE skal ved alle henvendelser sette en tidsfrist for når svar forventes fra Landinfo.

Kopi av bestillinger til den enkelte landrådgiver skal alltid sendes den aktuelle desken i Landinfo. Saksbehandler i UNE er ansvarlig for at kopi av henvendelser til og svar fra Landinfo gis til den aktuelle landkontakt og seksjonssjef. 

4.2.3  Søk i SIS

Det skal alltid foretas et forutgående søk i SIS før en søknad om asyl innvilges. Den forutgående undersøkelsen skal skje uavhengig av om tillatelse skal gis etter utlendingsloven § 28 eller § 38.

Det er saksbehandler som har ansvar for å foreta søket i SIS.

For saker som skal avgjøres i nemndmøte må søket i SIS foretas før sakens merknader er ferdigstilt. Opplysninger om resultatet av søket i SIS skal fremgå av merknadene.

For saker der tillatelse skal gis av sekretariatet eller av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet skal det alltid skrives en merknad der det opplyses om resultatet av søket i SIS.

4.3  Sekretariatet avgjør

Saken forberedes, utkast til vedtak utarbeides og vedtak treffes i seksjonen. Om det unntaksvis skulle være nødvendig, gis det i form av merknader en kort skriftlig begrunnelse for valg av avgjørelsesform.    

4.4  Nemndleder avgjør etter forberedelse av sekretariatet

Formålet med saksforberedelsen er at den skal være tilstrekkelig til at nemndleder kan treffe et korrekt vedtak i hht. lov, forskrift, andre rettskilder og landkunnskap, uten tidkrevende saksbehandling av nemndleder selv.

Dersom sekretariatet, uten forutgående drøftelse med nemndleder, forbereder en sak for avgjørelsesformen ”nemndleder”, utarbeider saksbehandler utkast til vedtak. Utkastet legges opp med en henvisning til aktuelt pkt i IR 10-11-06 ” Valg av avgjørelsesform i UNE”, jf. også pkt 4.2.1 i disse retningslinjene. I utgangspunktet bør et utkast til vedtak være selvforklarende. I de tilfeller det foreligger forhold som ikke er naturlige å berøre i vedtakets begrunnelse, men som kan ha relevans for valg av avgjørelsesform eller resultat i saken, kan det i korte merknader vises til kilder som inneholder opplysninger av betydning for forslaget til avgjørelsesformen og/eller til resultat i saken. Dette kan skje i form av en henvisning til hvor man kan finne kildene/ og/eller en kort gjengivelse av informasjonen i disse. Dersom det er hensiktmessig kan utskrift av slike dokumenter i kan legges ved saken, enten uten at det skrives merknader eller i kombinasjon med merknader.

Dersom sekretariatet, etter forutgående drøftelse med nemndleder, har forberedt en sak for avgjørelsesformen ”nemndleder”, legges utkast til vedtak opp til nemndleder med en henvisning til tidligere beslutning om avgjørelsesform. I slike tilfeller skal det i utgangspunktet ikke skrives merknader.

Dersom det kommer inn nye dokumenter etter at saken er overført nemndleder i DUF, skal nemndleder skrive inn omtalen av dokumentene i sakssammendraget og eventuelt kommentere de nye anførslene eller opplysningene i vedtakets begrunnelse. Inneholder de nye dokumentene opplysninger eller anførsler som gjør at det er behov for ytterligere saksforberedelse, returneres saksdokumentene til saksbehandler for oppfølging, og saken overføres elektronisk i DUF tilbake saksbehandler.

Nemndleder skriver ut det endelige vedtaket etter å ha foretatt eventuelle justeringer og undertegner. Har nemndleder gjort endringer i utkastet, skal dette markeres på utkastet med mindre det dreier seg om individuelle språklige preferanser etc som ikke har betydning for saksbehandlerens senere utforming av vedtak. Utkastet med kommentarer og tilbakemeldinger fra nemndleder, jf. punkt 4.6 nedenfor, skal legges i de interne saksdokumentene. Saksdokumentene returneres så til den aktuelle seksjon via seksjonssjefen og overføres også elektronisk i DUF til saksbehandler.

4.5  Avgjørelse i nemndmøte

I saker hvor avgjørelsesformen er nemndmøte skriver sekretariatet bare merknader.  Formålet med merknadene er at de skal gi et tilstrekkelig grunnlag for at nemndmøtet kan treffe et korrekt vedtak i henhold til lov, forskrift, andre rettskilder og landkunnskap, uten ytterligere saksbehandling enn selve nemndmøtet. 

Dersom nemndleder har besluttet at bare visse deler av en sak skal avgjøres i nemnd som er berammet med personlig nemndmøte, jf. ulf. § 16-11, skal saksbehandler underrette advokaten (eller klageren dersom vedkommende ikke er representert ved advokat) skriftlig om dette. Mal for slikt brev finnes i DUF.

4.5.1  Merknadene til nemndmøte:

Merknadene er skriftlige og består av to deler;
- et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter (sakssammendraget) og
- sekretariatets foreløpige vurdering av saken

Sakssammendraget skal utformes slik at det kan klippes rett inn i vedtaket når dette skal skrives.

Sekretariatets foreløpige vurdering skal inneholde sekretariatets vurdering av og redegjørelse for hvilke problemstillinger saken reiser/ hvilke tvilsspørsmål som gjør seg gjeldende. Det skal redegjøres for rettskilder og gis informasjon om f eks praksis. I den grad det er hensiktsmessig kan også landinformasjon mv gjengis i merknadene. Dersom klageren eller andre skal møte og forklare seg for nemnda, skal saksbehandler redegjøre for hvilke spørsmål disse bør stilles. Saksbehandler skal ikke utarbeide ytterligere spørsmål utover de som fremgår av merknadene. 

Dersom nemndleder har besluttet at bare visse deler av saken skal avgjøres i nemndmøte, jf. ulf § 16-11, skal merknadene begrenses til å gjelde dette eller disse spørsmålene, jf. pkt 4.2.1. Det skal i merknadenes vurderingsdel gis en kort begrunnelse for hvorfor øvrige forhold ikke byr på vesentlige tvilsspørsmål.

Dersom saken reiser flere problemstillinger under ulike forutsetninger, kan subsidiære problemstillinger skisseres kort med en henvisning til at sekretariatet muntlig kan redegjøre for en/noen av disse ved behov.

Etter konkret vurdering og avtale med nemndleder bør merknader kunne kuttes ut helt, eller gjøres minimale, dersom kopiering av sakens (få) dokumenter i seg selv gir god oversikt og veiledning for nemndmedlemmene. Eksempelvis kan dette være aktuelt i visumsaker.

Det er viktig at vurderingene har et enkelt språk, at de er strukturert, at ulike spørsmål behandles i logisk rekkefølge, at det brukes deloverskrifter etc. Det skal ikke konkluderes mht resultat, men det kan gis delkonklusjoner. Dersom nemndlederen har en annen vurdering enn sekretariatet av noen av de spørsmålene saken reiser, kan den skrives inn av nemndleder og presenteres som et nøytralt alternativ.

Det minnes ellers om at nemndmedlemmene skal ha kopi av de viktigste dokumentene i saken, at alle saksdokumentene i original, på forespørsel, skal gjøres tilgjengelige for dem under deres saksforberedelse og at originaldokumentene skal være tilgjengelig under nemndmøtet.

Dersom det før nemndsamlingen, men etter at saken er overført nemndleder i DUF, kommer inn nye dokumenter, skal nemndleder skrive inn omtalen av dokumentene i sakssammendraget og eventuelt vurderingen av betydningen av opplysningene og anførslene i dokumentene i merknadene. Dersom opplysningene og anførslene i de nye dokumentene tilsier behov for ytterligere saksforberedelse, returneres saksdokumentene til saksbehandler for oppfølging og saken overføres også elektronisk i DUF til saksbehandler.

Se også pkt 6 om når nemndmøtebehandling er besluttet.

4.5.2  Forberedelse av dokumenter til nemndmøtene, kopiering mv

Vanligvis avholdes en nemndsamling fra mandag morgen til onsdag ettermiddag, hvor mandag normalt er avsatt til lesing av saksdokumenter. Det hender at nemndsamlinger er berammet til andre dager. De frister som er angitt nedenfor gjelder imidlertid uansett når en nemndsamling starter.

Saksbehandleren har, i tillegg til å skrive merknader, ansvar for å velge ut de saksdokumenter, notater mv som skal kopieres og framlegges for nemndmedlemmene. Dokumentlisten i originalsaken skal alltid kopieres, tilsvarende gjelder alle dokumenter som det er henvist til eller hentet opplysninger fra i merknadene. Er saksbehandler i tvil om hvilke dokumenter som bør kopieres, tas spørsmålet opp med nemndlederen.

Saksbehandler har ansvar for at det utarbeides en intern dokumentliste. Den interne dokumentlisten skal inneholde en oversikt over hvilke dokumenter som er kopiert opp og evt hvilke dokumenter fra Landinfo som er utsendt på forhånd, jf. nedenfor. Navn på nemndleder og dato for nemndmøte skal stå øverst på dokumentlisten.

Saksbehandleren tar stilling til om nemndmedlemmene i forkant av nemndsamlingen skal få tilsendt dokumenter fra Landinfo, og eventuelt hvilke dokumenter. Ved tvil, tas spørsmålet opp med nemndlederen. Dokumenter fra Landinfo som skal sendes ut i forkant av møtet føres inn på den interne dokumentlisten og merkes med * (stjerne).

Saksbehandler har ansvar for at Serviceseksjonen v/INKA får kopi av den interne dokumentlisten i saker der det skal sendes ut dokumenter fra Landinfo til nemndmedlemmene på forhånd. Saksbehandler har også ansvar for at INKA samtidig får to kopier av hvert av de dokumentene (merket med *) fra Landinfo og som skal sendes ut på forhånd. Siste frist for saksbehandler til å levere dokumentlisten og eventuelle kopier til Serviceseksjonen v/INKA er mandag kl. 09.00 i uken før nemndsamlingen begynner. Det er viktig å overholde fristen, idet dokumentene ellers ikke vil komme fram til mottakeren i tide og således ikke vil bli sendt ut.   

INKA skal i følgebrevet til nemndmedlemmene presisere at notatene skal tas med til den forestående nemndsamlingen og leveres tilbake når samlingen er over. Det er derfor ikke nødvendig å kopiere opp dokumentene på nytt i forkant av nemndmøtet. Nemndlederen er ellers ansvarlig for få tilbake de forhåndsutsendte dokumentene fra Landinfo når nemndmøtet avsluttes og for å returnere dem til seksjonen.

Saksbehandler sørger for at dokumentene som ikke er merket med * og som skal kopieres, legges i et blått saksomslag (statens fellesblankett x-0038 B/N). Den interne dokumentlisten festes utenpå omslaget med binders. Saksbehandler leverer dokumentene til vekterne i 6. etasje for kopiering, senest mandag kl. 12.00 uken før nemndsamlingen begynner. De øvrige dokumentene, inklusive kopi av de dokumentene som er forhåndsutsendt til nemndmedlemmene, legger saksbehandler til nemndleder og saken overføres elektronisk i DUF til nemndleder. 

Med mindre nemndleder har angitt noe annet i forbindelse med beslutningen om at saken skal avgjøres i nemnd, kopierer vekterne opp 3 sett – ett til hvert av nemndmedlemmene og ett til saksbehandler. Har nemndleder angitt at det skal kopieres opp 4 sett, må saksbehandler gi vekterne beskjed om dette. Ved kopiering av dokumentene pagineres hvert kopisett automatisk. Angivelsen av sidetall fremgår nederst til høyre på dokumentene.

Når saken er ferdig kopiert, legger vekterne kopisettene (og originalene) i nemndleders hylle i 7 etasje innen onsdag kl 15.00 uken før nemndsamlingen begynner. Nemndleder er ansvarlig for at saksbehandler får sitt kopisett innen torsdag kl 10.00. Dersom nemndleder har foretatt endringer i merknadene etter at saksdokumentene ble levert til kopiering og saken overført nemndleder i DUF, må nemndleder sørge for at medlemmene og saksbehandler får kopi av de endrede merknadene.

Dersom saksbehandler ikke har levert saksdokumentene til vekterne til kopiering innen ovenfor angitte frist, er det saksbehandlers ansvar å få dokumentene kopiert og levert til nemndleder innen utgangen av onsdag uken før nemndsamlingen begynner.

Saksbehandler har ansvar for å varsle nemndleder og seksjonssjef med en gang dersom fristen (innen kl 15.00 onsdag) for levering av kopierte dokumenter til nemndleder unntaksvis ikke vil kunne overholdes og begrunne dette. Med mindre saksbehandler og nemndleder avtaler ny frist, må det i samråd med seksjonssjefen vurderes om saken kan tildeles en annen.

Når nemndmøtet er ferdig avviklet, samler nemndlederen inn kopiene av saksdokumentene og merknadene og leverer disse i resepsjonen i 6. etasje for makulering. Kopi av notater fra Landinfo og notater utarbeidet av UNE returneres seksjonen.

4.5.3  Landrådgivers og andres deltakelse i nemndmøtet.

I god tid før nemndmøtet tar nemndleder, i samråd med saksbehandler, stilling til om landrådgiver fra Landinfo skal delta i nemndmøte. Det skal gjøres en konkret vurdering av om det er nødvendig/hensiktsmessig at landrådgiver møter. Ved en slik vurdering vil viktige momenter være sakens kompleksitet og hvor stor betydning landkunnskap vil kunne ha for avgjørelsen, samt saksbehandlers erfaring/kunnskap og hva landrådgiver kan bidra med utover det saksbehandler kan. Det kan også vektlegges om landrådgiver tidligere har møtt i nemndmøter som har avgjort saker som kan sammenlignes med den aktuelle saken.

Besluttes det at landrådgiver skal møte, gjør saksbehandler avtale med landrådgiver i god tid før nemndmøtet og gir landrådgiveren beskjed om hva denne bør være forberedt på. Beskjed om at landrådgiveren skal møte gis til Serviceseksjonen v/INKA som sørger for formell innkalling gjennom å sende en e-post til den aktuelle landrådgiveren med kopi til desken, jf også pkt 6.1 og 6.2. Innkallingen bekreftes skriftlig fra Landinfo innen tre virkedager. Foreligger ikke bekreftelsen innen fristen, skal purring sendes med kopi til Landinfos leder. Når bekreftelse er mottatt, registrerer Serviceseksjonen v/INKA fremmøtet i vårt innkallingssystem. Dersom landrådgiveren må melde forfall til møtet, skal det i samråd med Landinfo tas stilling til om det skal stille en erstatter. Blir nemndmøtet avlyst, har Serviceseksjonen v/INKA ansvaret for å gi landrådgiveren beskjed.

Nemndleder tar også i god tid forut for et nemndmøte, stilling til hvorvidt ”andre” skal anmodes om å møte for nemnda, og gir i så fall beskjed om dette til Serviceseksjonen v/INKA som foretar den formelle innkallingen, jf også pkt 6.1 og 6.2. Dette gjelder også dersom klager retter en forespørsel om møteadgang for ”andre” Se for øvrig IR-10-12-02 ” Adgangen til personlig fremmøte i nemndmøte”.

4.6  Tilbakemeldinger fra nemndleder til saksbehandler

For å ivareta behovet for faglig utvikling og kvaliteten på saksforberedelsen skal nemndleder gi tilbakemeldinger til saksbehandler på det arbeidet som er utført i den enkelte sak. Tilbakemeldingene kan gis skriftlig ved påtegning på vedtaksutkast eller merknader, og/eller muntlig, jf. også pkt 4.4. og 4.5.

5. Vedtaksutforming

5.1  Generelt

I saker som avgjøres i nemndmøte eller av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet, skal vedtaket inneholde et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter (sakssammendrag). Det skal deretter gis en konkret vurdering opp mot relevante rettsregler og en begrunnelse for hvorfor man er kommet frem til resultatet i saken.

I enkle saker som avgjøres av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet og i saker som avgjøres av sekretariatet bør vedtaket bare inneholde et kort og enkelt sakssammendrag og en kort begrunnelse for hvorfor klageren er omfattet er/ikke er omfattet av relevante rettsregler. 

I nemndmøtesaker skal sakssammendraget alltid inneholde en beskrivelse av nye opplysninger som framkom under møtet, jf. fvl § 11d annet ledd. Nemndleder henter selv den aktuelle vedtaksmalen fra DUF og skriver vedtaket. Nemndleder kan forelegge et utkast for saksbehandler for gjennomgang dersom det anses hensiktsmessig.

Det skal vises til kilder i vedtakene. Disse skal som hovedregel gjøres til del av teksten (ikke fotnote) og utgjøre de kildene som rent faktisk er benyttet i det konkrete vedtaket (altså ikke generelle, vanligvis relevante kilder). Den enkelte seksjon skal sørge for å ha løpende ajourførte oversikter over de mest aktuelle kildene.

Når vedtaket er ferdigstilt (registrert) i DUF, legges saksdokumentene tilbake til den aktuelle seksjon v/seksjonssjefen, og saken overføres elektronisk i DUF til saksbehandler.

I saker som er avgjort i nemndmøte har nemndleder ansvar for at merknadene med kommentarer og tilbakemeldinger fra nemndleder, jf. punkt 4.6, legges i UNEs interne saksdokumenter. Nemndleder har også ansvar for at kopi av den interne dokumentlisten og protokollen legges i UNEs interne saksdokumenter.

I saker som er avgjort av nemndleder, har nemndleder ansvar for at utkastet til vedtak, påført nemndleders eventuelle kommentarer og tilbakemeldinger, jf. pkt 4.4, legges i sakens interne dokumenter før saken returneres seksjonen.

Vedtaksdato, dvs. dato for registrering av vedtaket i DUF, skal framgå innledningsvis i vedtaket. Datoen for avholdelsen av et nemndmøte skal framgå under formalia på vedtakets første side.

Vedtak kan ikke meddeles parten før det er ferdigstilt i DUF og er klart for utsendelse.

5.2  Vedtak på engelsk

Vedtak som sendes utenriksstasjonene og der de har ansvaret for underretning av klageren, skal skrives på engelsk.

Unntatt fra dette er saker der klagen tas til følge og det gis tillatelse eller visum. Disse vedtakene skal fortsatt utformes på norsk, men det vedlegges følgebrev på engelsk (UNE-BrevE_følgebrevUD_ot_visum) sammen med kopien av vedtaket som sendes utenriksstasjonen. I følgebrevet orienterer vi utenriksstasjonen blant annet om at visum/tillatelse er gitt, at klageren eventuelt må underrettes, eventuelle vilkår og at aktuelt visum/innreisevisum utstedes. Denne rutinen gjelder uavhengig om klageren er representert med advokat/fullmektig eller ikke.

Vedtak som skal sendes utenriksstasjonene, men der klageren er representert ved advokat eller fullmektig i Norge, skal utformes på norsk idet vi legger til grunn at det er advokaten/fullmektigen som underretter klageren om vedtaket, jf. forvaltningsloven § 12 tredje ledd annet punktum. I de tilfellene klagen ikke tas til følge vedlegges det et følgebrev på engelsk (UNE-BrevE_følgebrevUD) sammen med kopien av vedtaket som sendes utenriksstasjonen. I dette følgebrevet skal det framgå at klagen ikke er tatt til følge, og at klagerens fullmektig i Norge er underrettet om vedtaket.

Følgebrevene kan sendes på faks eller e-post hvis behov.

Særlig om nemndleder- og nemndmøtesakene: Utkast til følgebrev på engelsk utarbeides i sekretariatet samtidig med utkast til vedtak i nemndledersaker. Brevet undertegnes av nemndleder. Nemndleder utarbeider selv følgebrev på engelsk i forbindelse med nemndmøtevedtak.

6. Når nemndmøtebehandling er besluttet

Det vises til pkt 4 om saksforberedelsen.

6.1  Nemndmøte uten fremmøte

Når nemndleder har besluttet at saken skal avgjøres i nemndmøte uten personlig fremmøte, registrerer nemndleder dette i DUF. Samtidig må nemndleder via e-post, sende melding til Serviceseksjonen v/INKA om at den aktuelle saken skal behandles uten fremmøte. Serviceseksjonen v/INKA legger inn dato for nemndmøtet i INKA- systemet. Dato for nemndmøte overføres ikke fra INKA-systemet til DUF. Medarbeiderne i Serviceseksjonen sørger imidlertid for å oppdatere nemndlederens og saksbehandlerens møtekalender i Outlook

Nemndleder skal, via e-post, varsle Serviceseksjonen v/INKA om andre enn klageren skal anmodes om å møte for nemnda, mens saksbehandler gjør avtale med landrådgiver og gir, via e-post, Serviceseksjonen v/INKA beskjed om dette, jf også pkt 4.5.3.

Nemndleder kan, om det er hensiktsmessig og mulig, velge saker fra samme landområde og/eller saker med likeartede problemstillinger for avgjørelse i samme nemndsamling.

Saker uten personlig fremmøte kan også behandles i møte uten at de er berammet på forhånd, jf. også pkt 4.3.1 i IR 10-12-01 om gjennomføring av nemndmøter.
 
6.2  Nemndmøte med fremmøte
 
Når nemndleder har besluttet at saken skal avgjøres i nemndmøte med personlig fremmøte, velger nemndleder denne avgjørelsesformen i DUF. Med mindre noe annet fremgår av merknadene i DUF, vil Serviceseksjonen v/ INKA beramme møte i saken. Møte vil normalt bli berammet mellom 4 til 6 uker fra avgjørelsesformen er registrert i DUF. Dersom det er besluttet å avgjøre saken i nemnd før saken er ferdig forberedt, jf pkt 4.2.1, må nemndleder avklare med saksbehandler om det vil være tilstrekkelig med tid til forberedelse av saken før et møte. Om det ikke vil være tilstrekkelig med tid må nemndleder i forbindelse med valg av avgjørelsesform i DUF, i merknadsfeltet gi beskjed om ønsket tid for tidligst beramming av møtet.

Dato for nemndmøtet blir lagt inn i INKA- systemet av Serviceseksjonen. Dato for nemndmøte overføres ikke fra INKA-systemet til DUF. Medarbeiderne i Serviceseksjonen sørger imidlertid for å oppdatere nemndlederens og saksbehandlerens møtekalender i Outlook.
 
Nemndleder skal, via e-post, varsle Serviceseksjonen v/INKA om andre enn klageren skal anmodes om å møte for nemnda, mens saksbehandler gjør avtale med landrådgiver og gir, via e-post, Serviceseksjonen v/INKA beskjed om dette, jf også pkt 4.5.3.

6.3  Sekretariatets deltakelse i nemndmøter
 
Sekretariatet ved den aktuelle saksbehandler er til stede under nemndmøtene.  Når det gjelder nemndmøter uten personlig fremmøte, kan nemndlederen og saksbehandler avtale at saksbehandler ikke behøver være til stede.

Nemndleder har ansvaret for å avklare med saksbehandler om det er behov for en samtale/møte dem i mellom før nemndmøtet og tar i så fall initiativet til dette.

6.4  Forfall

Dersom noen av partene melder forfall etter å ha bekreftet at de kan møte, skal Serviceseksjonen v/INKA kontakte den aktuelle nemndlederen før nemndmøtet eventuelt omberammes og deretter eventuelt gi beskjed om at nemndmøtet blir omberammet til alle som berøres av endringene.

6.4.1  Klageren

Saken skal som hovedregel utsettes dersom klageren har gyldig forfall, jf. ulf § 16-13 siste ledd. Unntak kan gjøres dersom andre hensyn, f eks til rask avgjørelse, tilsier at avgjørelse i saken ikke blir utsatt.
 
Nemndlederen beslutter om klageren har gyldig forfall og om saken likevel skal tas til behandling.
 
Klagere som er innkalt til nemndmøte har ikke anledning til å la seg representere i nemndmøtet ved advokat dersom han/hun ikke selv er tilstede.

”Andre” vil som hovedregel ikke ha adgang til å møte i nemnda uten at klageren selv er tilstede. Unntak kan for eksempel gjøres i oppholdssaker hvor klageren befinner seg i utlandet, men hvor det av hensyn til sakens opplysning anses nødvendig å innkalle f eks herboende referanse som vitne.

6.4.2  Advokaten

Dersom advokaten har gyldig forfall, skal saken som hovedregel berammes til et annet tidspunkt, hvis klageren har fått tilkjent rett til advokat i medhold av utlendingsloven § 92, jf. også ul § 78 femte ledd.
 
Unntak kan likevel gjøres dersom saken ikke ville ha blitt omberammet selv om klageren selv hadde hatt gyldig forfall.
 
I andre tilfeller vurderer nemndleder hvor stor betydning det vil ha at klageren møter med advokat. Ved vurderingen bør det også legges vekt på om det ut fra sakens karakter vil kunne framstå som sterkt urimelig at man ikke endrer tidspunktet for nemndmøtet.
 
Nemndleder beslutter om det foreligger gyldig forfall og om saken skal omberammes.

6.4.3  Andre

Dersom ”andre” som har blitt innkalt eller som har fått adgang til å møte i nemndmøtet, er forhindret fra å møte, avgjør nemndlederen ut fra forfallsgrunn, sakens karakter og vedkommendes rolle i saken, hvorvidt saken skal omberammes.
 
Det vil kun være i særskilte unntakstilfeller at saken bør omberammes fordi ”andre” er forhindret fra å møte. Ett eksempel kan være dersom klageren er enslig mindreårig og vergen er forhindret fra å møte.

6.4.4  Nemndmedlemmene

Dersom et nemndmedlem har forfall, må det innkalles et nytt medlem fra samme utvalg. Se også IR 10-12-01 om gjennomføring av nemndmøter, pkt 4.

7. Gjennomføring av nemndmøtet

 Det vises til IR-10-12-01 om gjennomføring av nemndmøter.

8. Anmodning om omgjøring av UNEs vedtak

I saker hvor det etter at klagesaken er avgjort i UNE blir fremmet anmodning om omgjøring, registrerer arkivet anmodningen som innkommet korrespondanse i DUF, jf. pkt 2.  Saken legges deretter til den aktuelle seksjonssjef, eller den seksjonssjefen utpeker, som registrerer saksbehandler i DUF.

Saksbehandler går gjennom anmodningen om omgjøring og gir en kort skriftlig begrunnet vurdering av om det bør gis utsatt iverksetting eller ikke.  Saksbehandler må videre vurdere hvem som skal beslutte om utsatt iverksetting skal gis eller ikke, jf 

a) Sekretariatet kan beslutte at det ikke skal gis utsatt iverksetting i saker der sekretariatet har myndighet til å avgjøre anmodningen om omgjøring etter IR 10-11-05 om delegering av vedtakskompetanse, pkt 1.3.  

b) Varsler om rettssak etter tvisteloven anses som anmodninger om omgjøring, jf IR 10-17-03 del I, og nemndleder beslutter om det skal gis utsatt iverksetting eller ikke.

c) Nemndleder beslutter om det skal gis utsatt iverksetting eller ikke i saker der sekretariatet ikke har myndighet etter pkt a.

Når beslutning om utsatt iverksetting skal treffes av nemndleder, skal tidligere nemndleder i saken ha ansvar for saken. Dersom tidligere nemndleder ikke lenger kan være saksansvarlig eller det tidligere vedtaket ble truffet av sekretariatet, tildeles saken ny nemndleder i DUF.

Saksbehandler overfører så saken til den aktuelle nemndleder i DUF.

Nemndleder tar så snart som mulig stilling til spørsmålet om utsatt iverksetting.

Dersom utsatt iverksetting blir gitt, registreres dette i DUF av nemndleder. Nemndleder skriver ut telefaks til parten/advokat og politiet (mal ligger i DUF). Sakens dokumenter returneres så saksbehandler og saken overføres elektronisk til saksbehandler i DUF. Saksbehandler sender faksen med bekreftelsen på at utsatt iverksetting er gitt, til advokaten, politiet og UDI.

Saksforberedelsen for vedtak i saken som er anmodet omgjort skjer i tråd med retningslinjene foran, jf. pkt 4.2 følgende.

Dersom utsatt iverksetting ikke gis skal det ikke foretas noen registrering i DUF. Anmodningen om omgjøring skal imidlertid avgjøres/besvares, jf også IR 10-11-04 om behandling av anmodninger om omgjøring av UNEs vedtak, pkt 1.1.

I saker der sekretariatet har myndighet til å treffe beslutning om ikke å gi utsatt iverksetting, skriver saksbehandler umiddelbart utkast til vedtak, jf også pkt 5.1. Utkastet kan skrives uten forutgående beslutning om at det ikke skal gis utsatt iverksetting. Utkastet leveres seksjonssjefen og vedtaket treffes i seksjonen, jf også pkt  4.3.

I saker der nemndleder har besluttet ikke å gi utsatt iverksetting, kan saken returneres saksbehandler i DUF for utkast til vedtak (retur SBH for ytterligere saksforberedelse), nemndleder kan selv skrive og ferdigstille vedtak eller nemndleder kan returnere saken i DUF til saksbehandler med avgjørelsesformen ”sekretariat”. I sistnevnte tilfelle skriver saksbehandler umiddelbart utkast til vedtak, jf ovenfor.

Det henvises for øvrig til IR-10-11-04 om behandling av anmodninger om omgjøring av UNEs vedtak.

9. Etterbehandling

Når en klager etter søknad om asyl, blir gitt tillatelse etter lovens § 28 eller § 38 skal ansvarlig beslutningstaker fylle ut og underskrive dokumentet ” bekreftelse på tillatelse for innhenting av personnummer” (mal i DUF). Bekreftelsen, som klageren trenger for å få personnummer, skal sendes klagerens advokat sammen med kopien av vedtaket. Dette gjelder også om klageren gis en begrenset tillatelse.

Når saken er ferdig behandlet, klargjøres den av saksbehandler. Slik klargjøring innebærer at saken ryddes. Interne merknader må ligge utenfor UDIs saksomslag/påtegningen slik at de ikke følger med saksdokumentene når de sendes ut fra UNE. Vedtaket (og ev. andre dokumenter) skal dokumentføres. Nemndleder bør returnere saken til saksbehandler i den stand den ble mottatt og med orden i de dokumentene som eventuelt er mottatt i den perioden nemndleder har hatt saken hos seg. Interne dokumenter skal ligge i UNEs saksomslag.

Alle dokumenter (ikke generell landinformasjon) som har vært nødvendige for å begrunne resultatet i saken, skal inngå i de interne saksdokumentene som skal gå til arkivet i UNE. For en nærmere oversikt over hva som skal/kan arkiveres, se IR-80-81-01 ”Dokument og saksflyt mellom Dokumentsenteret og de juridiske seksjonene.

Når saksbehandleren har klargjort saken, overføres den i DUF til Serviceseksjonen. Saksbehandler er ansvarlig for å angi hvem som skal ha kopi av vedtaket. Kopi av vedtaket kan bare sendes ”andre” (dvs. enn advokat, utenriksstasjon eller politiet), dersom det er fremlagt fullmakt fra klageren. Saksdokumentene legges så fysisk til Dokumentsenteret. Dokumentsenterets oppgaver fremgår av IR-30-33-01. De interne saksdokumentene legges til Dokumentsenteret for arkivering.

10. Utsendelse av vedtak på e-post og telefaks

Som hovedregel skal vedtak ikke sendes på e-post dersom forbindelsen ikke er kryptert. Unntak fra dette kan bare skje dersom det oppstår spesielle omstendigheter. Som eksempel kan nevnes problemer med postgangen til utenriksstasjoner, vedtak om å gi visum i hastesaker og lignende. Under alle omstendigheter er det en forutsetning at det på forhånd gis samtykke til slik utsendelse av vedtaket fra klager selv.

Vedtak kan sendes på telefaks når det er behov for det.

Terje Sjeggestad
direktør