Formål: Legge til rette for god og effektiv saksbehandling av henvendelser fra Sivilombudsmannen og oppfølging av ombudsmannens endelige uttalelse i saken.

Saksbehandlingen i UNE
Spørsmålet om utsatt iverksetting
Oppfølging av ombudsmannens endelige uttalelse i saken
Distribusjon av ombudsmannens endelige uttalelse

1. Saksbehandlingen i UNE

1.1
Vedtaket en klager har brakt inn for Sivilombudsmannen, kan være truffet av sekretariatet, nemndleder etter forberedelse av sekretariatet eller i nemndmøte. Uansett er det den seksjonen saken hører under som er ansvarlig for behandlingen av henvendelsen fra ombudsmannen. Også når henvendelsen gjelder en generell praksis, har seksjonen saken hører under ansvaret for behandlingen av henvendelsen.

UNE skal bestrebe seg på å overholde de svarfristene ombudsmannen setter. Saksbehandlingsprosedyrene i henhold til pkt. 1.2 må beregnes inn i fristen. Dersom fristen ikke kan overholdes, skal det bes om utsatt frist i så god tid som mulig før utløpet av den fristen som er satt av ombudsmannen.

1.2
Den ansvarlige saksbehandleren skriver utkast til svar. Dette skal være så kort som mulig, samtidig som det gir svar på ombudsmannens spørsmål. Det skal legges til grunn at ombudsmannen har gode kunnskaper i utlendingsrett, slik at det i utgangspunktet ikke er nødvendig med en (lengre) teoretisk fremstilling av gjeldende rett. Det skal undersøkes om vi har uttalt oss til ombudsmannen om det samme eller et liknende spørsmål tidligere. I den grad dette er tilfellet, skal det som hovedregel ikke skrives et nytt, fullstendig svar eller siteres fra det tidligere svaret, men utelukkende vises til dette.

Når en nemndleder har vært inne i en sak som er påklaget til ombudsmannen, skal saksbehandleren forelegge for vedkommende et utkast til svar som er godkjent av seksjonssjefen. Utkast til svar der nemndlederens eventuelle kommentarer er innarbeidet legges via seksjonssjefen og nemndlederen til stabsrådgiver for generelle saker, som vurderer om saken også bør legges til ass. direktør/direktøren før den legges tilbake til seksjonen. Foreleggelse for ass. direktør/direktøren vil særlig være aktuelt når henvendelsen fra ombudsmannen gjelder en generell praksis.

1.3
UNEs svar til ombudsmannen underskrives som hovedregel av vedkommende seksjonssjef og saksbehandler. Dersom dette ikke skal være tilfellet i en konkret sak, vil det fremgå av påtegning på saken.

2. Spørsmålet om utsatt iverksetting

Forvaltningsloven § 42 lyder:

Underinstansen, klageinstansen eller annet overordnet organ kan beslutte at vedtak ikke skal iverksettes før klagefristen er ute eller klagen er avgjort. Når en part eller en annen med rettslig klageinteresse akter å gå til søksmål eller har reist søksmål for å få vedtaket prøvd ved domstol, kan organ som nevnt utsette iverksettingen til det foreligger endelig dom. Det samme gjelder når en part eller en annen med rettslig klageinteresse akter å bringe eller har brakt en sak inn for Stortingets ombudsmann for forvaltningen. Anmodninger om utsetting skal avgjøres snarest mulig. For øvrig gjelder det som er bestemt i annen lovgivning om utsettende virkning av klage, søksmål m.m.

Det kan settes vilkår for utsettingen. Avslag på anmodning om utsetting skal være grunngitt. Begrunnelse skal gis samtidig med avslaget.

Flertallet av sakene der spørsmålet om utsatt iverksetting oppstår, er asylsaker, men det kan også gjelde saker om f eks bortvisning, utvisning og familiegjenforening. I noen tilfeller mottar UNE kopi av klagen til ombudsmannen parallelt med at den sendes dit, med anmodning om utsatt iverksetting, i andre tilfeller anmodes det om utsatt iverksetting etter at vi har mottatt henvendelse i saken fra ombudsmannen. I førstnevnte tilfelle vet vi ikke om ombudsmannen antar saken til behandling. Uansett på hvilket tidspunkt vi mottar en anmodning om utsatt iverksetting, er det realiteten i klagen til ombudsmannen som bør vurderes. Det samme gjelder en endelig uttalelse fra ombudsmannen som går ut på at UNE blir bedt om å foreta en fornyet vurdering av en sak, jf. pkt. 3. Det bør raskt tas stilling til om en fornyet vurdering vil kunne lede til omgjøring hensett til ombudsmannens anførsler. Hvorvidt det bør gis utsatt iverksetting, avhenger av denne vurderingen.

I saker om bortvisning kan utsatt iverksetting innebære at vedtaket i klagesaken ikke lar seg iverksette. Dette er et forhold som vil kunne tas i betraktning når spørsmålet om utsatt iverksetting vurderes.

Det kan også gis utsatt iverksetting i saker der det ikke er anmodet om utsatt iverksettelse, men der realiteten i saken tilsier at det bør gis. 

3. Oppfølging av ombudsmannens endelige uttalelse i saken

Et flertall av ombudsmannens endelige uttalelser i konkrete saker går ut på at ombudsmannen anser saken for avsluttet uten å be UNE om noen oppfølging.

Dersom den endelige uttalelsen går ut på at UNE blir bedt om å foreta en fornyet vurdering av en sak, skal dette anses som en anmodning om omgjøring. Bestemmelsene i utlendingsloven § 78 om avgjørelsesform gjelder. Dreier uttalelsen seg om en sak som er avgjort av sekretariatet, skal saken likevel ikke avgjøres av sekretariatet selv om sekretariatet har delegert myndighet i tilsvarende saker. I alle tilfeller og uansett hva som blir resultatet i saken, skal det fremgå av avgjørelsen hva ombudsmannens syn i hovedsak går ut på og hvordan dette er vurdert.

Kopi av avgjørelsen sendes ombudsmannen sammen med et brev der det underrettes om at saken har vært gjenstand for en fornyet vurdering. Det opplyses hvorvidt det tidligere vedtaket ble endret eller ikke og henvises til vurderingen av ombudsmannens syn i den nye avgjørelsen. Kopi av brevet til ombudsmannen sendes til klageren eller klagerens fullmektig samtidig med at kopien av avgjørelsen i utlendingssaken oversendes.

Når det tidligere vedtaket opprettholdes, er saken avsluttet i UNE. Blir det omgjort, kan det nye vedtaket være innenfor gjeldende praksis eller et brudd med denne. I sistnevnte tilfelle kan det bli aktuelt å avholde nemndmøte i tilsvarende saker, der nemndmedlemmene blir orientert om vedtaket i den ene saken og om ombudsmannens syn.

Dersom den endelige uttalelsen går ut på at UNE blir bedt om å vurdere å endre en praksis som ikke gjelder utfallet av enkeltsaker, f eks spørsmål om foreløpig svar, prioritering og lignende, skal ombudsmannen underrettes om hvorvidt UNE vil endre praksis. Saksbehandleren skriver utkast til uttalelse om dette og legger det til seksjonssjefen og deretter til stabsrådgivere for generelle saker som også kan konsulteres før utkastet skrives. Stabsrådgiver legger saken til ass. direktør/direktøren. Slike uttalelser skal underskrives av en av dem.

4. Distribusjon av ombudsmannens endelige uttalelse

Når en endelig (avsluttende) uttalelse kommer fra ombudsmannen sender Dokumentsenteret etter registrering av saken, en kopi av uttalelsen via e-post til den aktuelle avdelingenes praksisrådgiver(e) før saken fordeles til seksjonssjef. Dette gjelder både saker som tidligere har vært forelagt UNE for uttalelse og saker som er avsluttet hos ombudsmannen uten at UNE har vært bedt om å uttale seg i saken.

Er saken avsluttet hos ombudsmannen uten at UNE har uttalt seg på forhånd, skal uttalelsen registreres som dokument i utlendingens sak i DUF. Uttalelsen fordeles til saksbehandler iht pkt 3.1 i IR 80-81-01 om Dokument – og saksflyt mellom Dokumentsenteret og de juridiske seksjonene. Saksbehandler oversender uttalelsen til Utlendingsdirektoratet for arkivering på utlendingens sak, med mindre saken fortsatt er til behandling i UNE.

Gjelder uttalelsen fra ombudsmannen en sak som på forhånd har vært forelagt UNE for uttalelse, skal den ansvarlige saksbehandleren via e-post sende en kopi av ombudsmannens endelige uttalelse til:
- direktøren
- begge ass. direktører
- stabsrådgivere for generelle saker
Ved oversendelsen skal det kort angis om uttalelsen fordrer oppfølgning fra UNE og evt en bekreftelse for at seksjonen vil følge dette opp, jf også pkt 3 ovenfor.

Den aktuelle avdelingens praksisrådgiver vurderer behovet for ytterligere distribusjon i de juridiske avdelingene av ombudsmannens uttalelse i saker som UNE på forhånd har uttalt seg i, mens ass. direktør med ansvar for nemndlederne vurderer behovet for distribusjon til nemndlederne. Uttalelser hvor ombudsmannen ber UNE foreta seg noe, f eks vurdere en sak på nytt eller endre praksis, skal alltid distribueres til avdelingsdirektørene i de juridiske avdelingene og seksjonssjefene i de juridiske seksjonene.

Terje Sjeggestad
direktør