Denne personvernerklæringen er for deg som har en klagesak hos oss. Den kan også være nyttig for andre brukere, slik som tolker, advokater og ulike aktører i våre saker.

Her kan du lese om hvordan Utlendingsnemnda (UNE) behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har som registrert i våre systemer. 

UNE er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene som vi får eller henter selv. Det betyr at vi har ansvar for hvordan opplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med regelverket, spesielt personopplysningsloven (ekstern lenke) og personvernforordningen (ekstern lenke). 

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som navn, adresse, DUF-nummer, bilder og fingeravtrykk. Det kan også være opplysninger som ikke alene kan føres tilbake til deg, men der en sammenstilling av ulike opplysninger om deg kan gjøre det.

UNE behandler personopplysninger som vi trenger for å kunne behandle utlendings- og statsborgersaker. 

Dette gjelder:

  • visum
  • oppholdstillatelse
  • beskyttelse (asyl)
  • reisedokument
  • statsborgerskap
  • bortvisning
  • utvisning
  • tilbakekall av tillatelser
  • returstøtte

Dessuten behandler vi personopplysninger når vi avgjør tilgrensede saker, slik som erstatningssaker, og ved tilsyns- og klagesaker for eksempel for Sivilombudet. Vi behandler også personopplysninger hvis du velger å ta saken til domstolene.

I tillegg behandler vi slike opplysninger for å løse andre nødvendige oppgaver, slik som å ha oversikt over sakene, sikre kvaliteten i saksbehandlingen og vedlikehold av tekniske systemer.  

UNE har ulike grunnlag for å behandle personopplysninger om deg. Rettslig grunnlag er nødvendig etter personvernforordningen, som gjelder som norsk lov. Den sentrale bestemmelsen er forordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav e); behandlingen av personopplysningene dine må være nødvendig for å utøve offentlig myndighet som UNE er pålagt. Dette gjelder i første rekke behandling av utlendings- og statsborgersaker, men også for eksempel erstatningssaker og saker om innsyn i dokumenter. Se særlig utlendingsloven § 83 a og statsborgerloven § 29 a med forskrifter, men også forvaltningsloven § 36 og offentleglova § 3. 

For sensitive opplysninger slik som helseopplysninger – «særlige kategorier» etter forordningen – er grunnlaget artikkel 9 nr. 2 bokstavene e, f) eller g).

For kameraovervåkning og adgangskontroll er grunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f) – vår berettigede interesse i kontroll og sikkerhet. 

UNE behandler personopplysninger som er nødvendige for å løse oppgavene nevnt ovenfor. Hvilke opplysninger vi behandler om deg, er avhengig av oppgaven vi skal løse. 

UNE vil typisk behandle følgende opplysninger:

  • identitet (for eksempel navn, fødselsdato, fødested, kjønn, statsborgerskap, passnummer)
  • biometri (ansiktsfoto og fingeravtrykk)
  • oppholdssted og kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer)
  • relasjoner til andre (for eksempel familie, vertsfamilie, arbeidsgiver, studiested)
  • økonomiske forhold (for eksempel inntekt, økonomisk støtte fra det offentlige, formue)
  • andre opplysninger knyttet til utlendingssaken (status på saken din, informasjon om hva som har skjedd i saken din og grunnen til at du får oppholdstillatelse)

UNE bruker først og fremst informasjon som allerede ligger i Utlendingsdatabasen og som er lagt inn av andre myndigheter. Dessuten får vi informasjon fra deg eller fra personer som er knyttet til deg, slik som arbeidsgiver, fullmektig eller familiemedlemmer. Opplysninger fra samtaler og nemndmøter blir også lagret. Det hender at vi får informasjon fra utenforstående, for eksempel støtteskriv eller tips om antatt ulovlige forhold. 

UNE kan også innhente opplysninger fra andre offentlige organer, for eksempel politiet, skatteetaten, folkeregisteret, NAV, barnevernet og Lånekassen når dette er nødvendig for å opplyse saken. Vi kan også be norske utenriksstasjoner om bistand, for eksempel å undersøke om et dokument du har levert inn til oss, er ekte. Noen ganger innhenter vi også personopplysninger fra de europeiske informasjonssystemene Eurodac (fingeravtrykk), VIS (visumregister) og SIS (Schengen informasjonssystem). 

Vi innhenter også personopplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier, der vi mener det er nødvendig for å avgjøre en sak. Vi bryter aldri sikkerhetsbarrierer eller får tilgang til opplysninger gjennom forespørsler eller lignende. 

Vi samler inn opplysninger om deg, registrerer dem i våre datasystemer og lagrer og sammenstiller dem med andre opplysninger der det er nødvendig. Vi kan også utlevere dem til andre når det er lovlig og nødvendig. Vi kan bruke opplysninger fra de tidligere utlendingssakene dine når vi behandler en ny sak. Vi kan også bruke opplysninger fra en annen person sin sak hvis det er nødvendig for å behandle saken din. På samme måte kan vi bruke dine opplysninger til å behandle andres saker. Vi må uansett alltid ivareta taushetsplikten. 

UNE registrerer personopplysningene dine i Utlendingsdatabasen (UDB), som er utlendingsmyndighetenes sentrale personregister. Alle opplysningene i utlendings- og statsborgerskapssaker blir registrert og lagret i denne basen, som Utlendingsdirektoratet forvalter. Utenlandske statsborgere som registreres, får tildelt et unikt identifikasjonsnummer (DUF-nummer). Det finnes også norske borgere som er registrert i databasen, for eksempel familiemedlemmer, vertsfamilier og arbeidsgivere.

Vi registrerer også enkelte opplysninger i det europeiske informasjonssystemet VIS (Visa Information System). Det inneholder personopplysninger, slik som ansiktsfoto og fingeravtrykk, til personer fra land utenfor EU og EØS-området som søker om besøksvisum.

Utlendingsmyndighetene registrerer også personopplysninger i SIS (Schengen Information System). Det er et informasjonssystem som inneholder opplysninger om personer som ikke har rett til å reise inn i og oppholde seg i EU og EØS-området, eller som er ettersøkt i forbindelse med straffbare handlinger. Kripos har ansvaret for den norske delen av SIS, som også UNE bidrar inn i. 

Noen saker registrerer vi i et eget arkivsystem og i andre databaser eller systemer for blant annet å håndtere rettssaker og nemndmøter. Vi har også systemer til statistikkformål som inneholder begrensede personopplysninger. Dessuten har vi noen personopplysninger i kommunikasjonssystemene våre og enkelte lagringssystemer.

Ansatte hos utlendingsmyndighetene får gjennom saksbehandlingssystemene tilgang til opplysninger som er registrert om deg i Utlendingsdatabasen. Utlendingsmyndighetene i Norge består av flere etater som har ulike oppgaver. Utenriksstasjonene og utlendingsseksjonene i politidistriktene tar imot og forbereder for eksempel søknader om oppholdstillatelse. Politiets utlendingsenhet (PU) tar imot og registrerer søknader om beskyttelse. Utlendingsdirektoratet (UDI) avgjør saker i første instans, mens UNE behandler klager på UDIs vedtak. Utlendingsmyndighetene har ulik tilgang til opplysningene i databasen etter hvilke behov de har.

De ansatte hos utlendingsmyndighetene skal bare behandle personopplysningene dine når det er nødvendig for arbeidsoppgavene. Når vi benytter oss av rådgivere eller eksterne leverandører, får disse bare tilgang til opplysninger som er nødvendig for arbeidsoppgavene. 

Dersom du skal ha en samtale med UNE, vil det gjerne være en tolk til stede. Tolken har ikke tilgang til flere opplysninger enn det som kommer frem i møtet. Tolken og andre deltakere har også taushetsplikt om alt de får kunnskap om i saken. Dette innebærer at de ikke kan bringe videre den informasjonen de får om saken.

For informasjon om SIS (Schengen informasjonssystem) og VIS (Visa Information System), se Datatilsynets nettsider. 

Utlendingsdirektoratet forvalter den viktigste databasen, som er Utlendingsdatabasen. 

UNE har et eget styringssystem for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Det omfatter blant annet fysisk sikkerhet, sikkerhet i IT- systemer i form av tilgangskontroll og loggføring, risikostyring og planer for kontinuitet, beredskap og krisehåndtering. 

Det er bare godkjente personer som får tilgang til opplysninger i registrene våre, og UNE fører kontroll.  Alle som har tilgang, har selvsagt taushetsplikt. 

UNE har taushetsplikt, og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis det står i loven at vi kan gjøre det, eller hvis du uttrykkelig samtykker eller gir noen fullmakt. Vi utleverer for eksempel enkelte opplysninger til andre utlendingsmyndigheter i den grad de trenger det (politiet, UDI, ambassader).

Flere offentlige etater har lov til å hente inn opplysninger fra UNE, som for eksempel NAV, Lånekassen, folkeregisteret og politiet. Vi har også en plikt til å utlevere opplysninger til andre land i Europa som samarbeider om kontroll av landegrenser, visum, politioppgaver og behandling av søknader om beskyttelse (land som deltar i Schengen- og Dublin-samarbeidet).

UNE kan også gi opplysninger som ikke er taushetsbelagte til andre offentlige etater og til bedrifter og personer. For eksempel gir vi informasjon til Arbeidstilsynet og arbeidsgivere om en person har lov til å arbeide i Norge.

Opplysninger i Utlendingsdatabasen blir overført til Arkivverket, der opplysningene blir lagret på ubestemt tid. Det samme gjelder dokumenter som føres i vår løpende postjournal, slik som erstatningssaker. Opplysninger i rettssaksdatabasen har ingen utløpsdato. Det samme gjelder opplysninger i systemene for håndtering av nemndmøter, samtaler og statistikk, men disse systemene inneholder få personopplysninger.  

Vi har som mål å oppbevare personopplysninger som er lagret andre steder bare så lenge de er nødvendige for å løse oppgavene våre.  

Blir du kalt inn til en samtale eller et nemndmøte i våre lokaler, vil et kamera ved inngangsdørene gjøre opptak. Det blir slettet automatisk etter 7 dager. Du må også registrere deg i vår digitale besøksløsning med navn, dato, mobiltelefon og e-post. Dataene blir automatisk slettet etter kort tid om du ikke ønsker lagring.

Bare få personer har tilgang til opptak og registreringer i besøksløsningen. 

Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet. UNE har gitt informasjonen i denne personvenrerklæringen, og i Om nettstaden.

Hvis UNE behandler personopplysninger om deg, har du rett til innsyn i egne opplysninger. Når du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

  • hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
  • hvor disse er hentet fra
  • til hvilket formål, oppgaver, de blir brukt
  • om vi har gitt personopplysningene videre til noen andre, og i så fall til hvem

Vi kan i enkelte tilfeller nekte deg innsyn, for eksempel av hensyn til vern av andre personer.

Retting og sletting av feil

Hvis du oppdager at UNE har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse rettet eller oppdatert. Det kan for eksempel være at vi har registrert navnet ditt eller fødselsdatoen din feil.

Opplysninger lagret i Utlendingsdatabasen vil som hovedregel ikke bli slettet. Slike opplysninger er det nødvendig å beholde for blant annet arkivformål.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at UNE ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet (ekstern lenke) i Norge. Ta gjerne kontakt med personvernombudet i UNE først. 

UNE har et personvernombud som ivaretar personverninteressene til de registrerte i våre systemer. Personvernombudet kan gi råd og veiledning hvis du har spørsmål om UNEs behandling av personopplysningene dine. Du kan sende en e-post til personvernombud@une.no. Av hensyn til personvernet ditt bør du ikke sende sensitive personopplysninger på e-post. 

Personvernombudet skal ikke svare på spørsmål om saksbehandlingen i UNE eller henvendelser som gjelder dine saker eller vedtak. 

Dersom du vil sende en henvendelse til personvernombudet, kan du sende post til:

Utlendingsnemnda
Postboks 2108 Vika
0125 Oslo

Merk konvolutten «UNEs personvernombud»

Vi gjør oppmerksom på at vi fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående dokumenter. Journalen er tilgjengelig på eInnsyn (ekstern lenke). og gjelder henvendelser som ikke er knyttet til behandlingen av en utlendingssak. Journalen inneholder normalt opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet. Hvis du ikke ønsker at navnet ditt skal gjøres kjent, må du gi tydelig beskjed om det.

I tillegg til personopplysningsloven (ekstern lenke) har blant annet følgende lover betydning for UNEs behandling av personopplysninger:

Offentlighetsloven (ekstern lenke) med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. UNE praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. 

Forvaltningsloven (ekstern lenke) inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i UNE. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven (ekstern lenke) gir regler om hvordan saksdokumenter skal behandles og oppbevares, samt om avlevering til arkivinstitusjon.