I noen saker ønsker vi å snakke med den saken gjelder. Vi kan da kalle deg inn til en saksforberedende samtale. Også kalt forvaltningssamtale.

Målet med en saksforberedende samtale er å sørge for at saken din er så godt opplyst som mulig før vi behandler den. Vi kan for eksempel ha spørsmål om dokumenter eller ny informasjon du har gitt, som vi vil snakke med deg om før vi avgjør saken din. 

Du eller andre som saken gjelder, kan også selv be om å få en saksforberedende samtale. Du kan ikke kreve å få en slik samtale. Det er vi som avgjør om vi skal ha en samtale eller ikke. Saksbehandlingen i UNE er i utgangspunktet skriftlig. 

Vi tar kontakt

Hvis vi mener at vi bør ha en saksforberedende samtale med deg, tar vi kontakt med deg eller advokaten din, eller en annen som er fullmektig i saken din. Vi avtaler tidspunkt for samtalen og hvordan den skal gjennomføres. Vi avklarer samtidig om det er spesielle utgifter du har behov for å få dekket. 

Etter at vi har avtalt å ha en samtale, sender vi deg et brev med mer informasjon. Har du digital postkasse, får du brevet der. Hvis ikke, sender vi det til postadressen din. 

Du er ikke nødt til å møte hvis vi kaller deg inn til en samtale. Hvis du ikke ønsker å ha en samtale med oss, er det viktig at du gir oss beskjed.

De fleste samtalene er digitale 

Det vanlige er at samtalen skjer digitalt over Microsoft Teams. Vår erfaring er at en digital samtale fungerer like godt som et fysisk møte. For å ha en digital samtale er vi avhengig av at du kan sitte uforstyrret i et rom uten uønskede tilhørere. Noen ganger kan dette skje hos en advokat eller lignende. I noen tilfeller kan samtalen også gjøres over telefon. 

Av ulike grunner kan det være at samtalen likevel bør skje i et fysisk møte. Den vil da holdes i UNEs lokaler. Du kan også selv be om at samtalen gjennomføres hos oss. Vi vil da forsøke å få det til, men vi kan ikke garantere det.

Erstatter ikke nemndmøte

En saksforberedende samtale er ikke det samme som et nemndmøte. Hvis vi er i tvil om hva som er riktig resultat i saken, skal det være et nemndmøte. Det gjelder uavhengig av om du har hatt en samtale med oss eller ikke. Du kan lese mer om hva et nemndmøte er her. 

Spesielt om barn

Barn har rett til å bli hørt i saker som gjelder dem. Det er ofte lettere for barn å uttrykke seg muntlig enn skriftlig, og en samtale kan være en god måte å høre barn på. Derfor kan barn noen ganger få tilbud om en samtale med UNE, også i saker som gjelder foreldrene eller andre nærstående.  

Vi vurderer fra sak til sak om vi skal be om en samtale. Et barn kan også selv be om en samtale. Det er likevel UNE som bestemmer om barnet kan få en samtale. Barn har uansett aldri plikt til å uttale seg eller til å snakke med oss.  

I en samtale vil barnet ha med seg en verge, en oppnevnt representant eller en støtteperson som barnet velger. Barnet bør først få informasjon fra foreldre/verge om hva saken handler om. Vi har taushetsplikt og kan ikke gi informasjon om foreldres eller andres saker. Her kan du se en film om barns rett til å bli hørt.

Praktisk informasjon

Før samtalen får du et brev fra oss. I brevet er det en oppmøte-ID og informasjon om at du så fort som mulig må fylle ut skjemaet Svarskjema - saksforberedende samtale. Dette hjelper oss til å forberede oss til samtalen med deg.

Brevet vil også fortelle deg hva vi skal snakke om, og om det er spesielle temaer eller spørsmål du må være forberedt på. Det er viktig at du leser brevet nøye og stiller forberedt. Ta med ID-kortet ditt og de papirene vi ber om.

Har du barn? Med mindre de er spesielt invitert, kan de ikke være med. Hvis de trenger tilsyn, må du ordne med barnevakt selv.

  • Vi sender deg en kalenderinvitasjon på e-post i tillegg til informasjonsbrevet.
  • For å sende invitasjonen må vi ha registrert e-postadressen din.
  • Du må fylle ut skjemaet: Svarskjema – saksforberedende samtale før samtalen.
  • I kalenderinvitasjonen står tidspunktet for møtet og en Microsoft Teams-lenke.
  • Du trykker på lenken før møtet begynner.
  • Ha ID-dokument klart for å vise det frem under samtalen.  
  • Du må sørge for at du sitter uforstyrret et sted uten uønskede tilhørere. 

Alle deltakere i samtalen har taushetsplikt. Det betyr at de ikke har lov til å snakke om saken din andre steder. 

Det vil som regel være en nemndleder som leder samtalen. I tillegg kan disse delta:  

  • Saksbehandleren 
  • Advokat eller annen fullmektig 
  • Tolk
  • For barn: Verge, en oppnevnt representant eller en annen støtteperson  

Vi kan ta lyd- og bildeopptak av saksforberedende samtaler. Det står i utlendingsforskriften § 16-15. Dette bestemmes av nemndlederen i de sakene det er aktuelt.

  • Først presenterer alle seg. Hvis samtalen skjer på Teams sjekker vi at alle kan høre hverandre, at alle sitter uforstyrret, og at det tekniske fungerer.  
  • Vanligvis ber vi deg snakke fritt om temaet for samtalen. Noen ganger kan samtalen være mer som et intervju, hvor vi stiller spørsmål, og du svarer.
  • Har du med deg en advokat, en verge eller andre, vil de få mulighet til å stille spørsmål. 
  • Vi skriver et referat fra samtalen. På slutten av møtet går vi gjennom hovedpunktene vi har vært innom. 
  • Etter møtet sender vi referatet til deg. Har du advokat, verge eller representant, sender vi det til dem også. 

UNE dekker utgifter for deg som er innkalt hvis det er vi som har bedt om samtalen. For eksempel dekker vi utgifter til reise til og fra lokalene våre. Noen ganger dekker vi også overnatting hvis det er behov for det.  

Vi kan også dekke utgifter ved digitale samtaler og telefonsamtaler, for eksempel nødvendig reise til advokaten din sitt kontor eller til en utenriksstasjon. 

Har du selv bedt om samtalen, dekker vi vanligvis ikke utgifter. Det samme gjelder utgifter for personer som ikke er innkalt. Skal vi dekke noe av dette, må du i så fall avklare det på forhånd med UNEs innkallingskontor. Du må da beskrive behovet godt.  

Vi dekker ikke utgifter til advokatbistand i forbindelse med samtalen. Har du advokat, kan vi dekke advokatens utgifter til reise og eventuell nødvendig overnatting. 

Hvis du har rett til å få dekket reiseutgifter, må du fylle ut skjema for refusjon av reisekostnader og sende det sammen med reisekvitteringene til supportoko@une.no. Du kan også sende det per brev til postadressen vår. Vi dekker utgifter til buss, tog og T-bane, men vanligvis ikke taxi. Hvis du må bruke taxi må det avtales med innkallingskontoret i UNE på forhånd. 

Skal du reise med fly eller regiontog, må du bestille billetter fra reisebyrået vårt Egencia. Du må da først opprette en egen reiseprofil.  Du får beskjed om hvordan du skal opprette en reiseprofil i innkallingsbrevet du får fra oss. 

Hvis samtalen holdes i UNEs lokaler og du trenger overnatting, kan du kontakte UNEs innkallingskontor på mail_inka@une.no.

Vi har avtale med Clarion Collection Hotel Gabelshus i Gabels gate 16 på Frogner. Hotellet tilbyr frokost, lunsjpakker og kveldsmat, og ligger omtrent 35 minutters gange unna UNEs lokaler. Du kan også ta trikken, for eksempel nummer 13 fra Skillebekk og gå av i Dronningens gate. 

Er du advokat og skal reise med fly eller regiontog, må du bestille billetter fra reisebyrået vårt gjennom en egen reiseprofil. Først må du sende en e-post til supportoko@une.no og sette oppmøte-ID for samtalen i emnefeltet. Oppmøte-ID får du av oss i brevet. Oppgi fullt navn, fødselsdato og e-postadresse i e-posten. Du vil deretter få en kvittering fra reisebyrået Egencia. Vær oppmerksom på at du ikke skal aktivere en konto, selv om det står i den automatiserte kvitteringen. Ta deretter kontakt med Egencia for å bestille reise, enten via nettsidene deres eller på telefon: 24 14 06 19. 

Reisebyrået benytter seg av faste hoteller som UNE har avtale med. For tiden har vi avtale med Comfort Hotell Børs og Comfort Hotell Karl Johan. Det er ikke mulig å velge andre hoteller, bortsett fra når avtalehotellene er fulle. Advokaten må reise på den rimeligste, hurtigste og mest miljøvennlige måten etter statens reiseregulativ.  

Egencia er reisebyrået som UNE har avtale med. Du må bestille fly/tog/hotell gjennom dette reisebyrået, men trenger da en reiseprofil først.

Telefon: 24 14 06 19 (døgnåpen) 
E-post: customer_service@egencia.no 

Bestillinger skal gjøres mellom kl. 08 – 17 på hverdager, så langt det lar seg gjøre.